Dit boekje vormt het "Huishoudelijk reglement van Badminton Club De Wouden".
Dit huishoudelijk reglement moet worden gezien als een uitbreiding van de statuten en bevat een overzicht van regels waaraan iedereen zich binnen de vereniging dient te houden.
Natuurlijk is een huishoudelijk reglement een weergave van de tijdsgeest binnen de vereniging. Dit reglement kan dan ook eventueel worden aangepast indien de algemene ledenvergadering dit noodzakelijk acht.

Inhoudsopgave

Het huishoudelijk reglement van BC De Wouden bestaat uit:

1. A. Algemeen
2. B. Lidmaatschap
3. C. Het bestuur
4. D. De competitie
5. E. De commissies

Het bestuur van BC De Wouden.

Versie 2.2 November 2006

Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering
d.d. 10 November 2005 te Assen.

A. Algemeen

A.1   Definities
Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus van het volgend jaar.

Het (financiële) boekjaar van de vereniging is gelijk aan het verenigingsjaar.

Het bondsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december (is gelijk aan het kalenderjaar).

A.2   Algemene bepalingen
Het lid kan zich nooit beroepen op onbekendheid met het bepaalde in het huishoudelijk reglement.

Dit reglement kan op voorstel van het bestuur of van de leden worden gewijzigd door de algemene ledenvergadering. De gewenste wijziging behoeft 2/3 meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.

In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, of waarin over de uitleg twijfel bestaat, beslist het bestuur. Het bestuur dient een dergelijke beslissing openlijk bekend te maken.

B. Lidmaatschap

B.1   Aanmelden Lidmaatschap
Een ieder die dat wil kan twee keer meespelen op één van de speeltijden van de vereniging. Na twee keer krijgt men de mogelijkheid om lid te worden van de vereniging. Men krijgt dan een inschrijfformulier mee die men de volgende keer dat men komt spelen ingevuld dient in te leveren bij één van de aanwezige bestuursleden, trainers of begeleiders. Bij het lidmaatschap van de vereniging hoort ook het lidmaatschap van de Nederlandse Badminton Bond (NBB).

B.2   Ingang Lidmaatschap
Het lidmaatschap gaat in per 1e (eerste) van de maand, nadat men het inschrijfformulier heeft ingeleverd bij één van de aanwezige bestuursleden, trainers of begeleiders. Men krijgt een brief of e-mail met de bevestiging van het lidmaatschap. Indien deze brief niet binnen vier weken is ontvangen dan is de aanmelding niet door de vereniging verwerkt.

Bijgesloten bij de brief of e-mail krijgt men

• (dit) huishoudelijk reglement;
• een overzicht van de te betalen contributies, naam- en adresgegevens van de verschillende bestuursleden en leden van de verschillende commissies;
• het laatste cluborgaan.

Indien de aanmelding door de NBB is verwerkt, krijgt men de bondskaart uitgereikt.

B.3   Duur van het lidmaatschap
Het lidmaatschap gaat men aan voor een onbepaalde tijd. Het lidmaatschap beëindigt men door schriftelijke opzegging van het lidmaatschap (zie artikel B.4).

B.4   Opzegging lidmaatschap
Indien men het lidmaatschap van de vereniging wil opzeggen dient men dit schriftelijk of per e-mail te melden aan de beheerder van ledenadministratie.

Men kan het lidmaatschap opzeggen op twee momenten in het jaar:

• Indien men het lidmaatschap voor 31 augustus (einde verenigingsjaar) opzegt, wordt het lidmaatschap per 31 augustus van dat jaar beëindigd.
• twee maanden voor het eind van het bondsjaar. Dit betekent dat indien men het lidmaatschap voor 1 november opzegt wordt het lidmaatschap per 31 december van dat jaar beëindigd.
•  

Nadat de afmelding is ontvangen, krijgt men een brief ter bevestiging van de afmelding. Indien u deze brief niet binnen vier weken heeft ontvangen, is de afmelding niet door de vereniging verwerkt.

B.5   Junioren en Senioren
Junioren zijn leden die de leeftijd van 18 jaar voor de peildatum van 1 september nog niet hebben bereikt. De overige leden zijn senioren.

B.6   Contributie
De contributie bestaat uit een tweetal delen:
- verenigingscontributie;
- bondscontributie (NBB);

Alle leden (behalve ereleden, zie artikel B.10) zijn verplicht tot contributiebetaling.

De verenigingscontributie wordt elk jaar in de Algemene Ledenvergadering vastgesteld en geldt voor het lopende verenigingsjaar. Indien de Algemene Ledenvergadering na 1 september wordt gehouden, gaat de (gewijzigde) contributie met terugwerkende kracht vanaf 1 september in.

De bonds contributie wordt door de NBB vastgesteld. De vereniging int deze contributie voor de NBB bij haar leden.

B.7   Inning bonds contributie
De volledige bonds contributie wordt geïnd aan het begin van het nieuwe bondsjaar. Alle leden die per 1 januari lid zijn van de vereniging betalen de bonds ­contributie voor het gehele kalenderjaar.

Doordat de bonds contributie in het begin van het jaar in één keer worden geïnd, zal de contributiebetaling die in januari wordt verricht groter zijn dan bij de overige betalingsperiodes in het seizoen.

Leden die gedurende het seizoen lid van de vereniging worden, betalen pro-rata de bonds contributie over het aantal resterende maanden van het bondsjaar.

Tussentijdse afmelding gedurende het bondsjaar geeft geen recht op restitutie van een deel van de bonds contributie.

B.8   Betalingswijze
De vereniging kent de volgende twee manieren waarop de contributie kan worden voldaan:

• Tweemaandelijks via automatische incasso.

De verenigingscontributie zal in het begin van de tweemaandelijkse periode worden geïnd. De bonds contributie wordt aan het begin van het kalenderjaar geïnd tezamen met de verenigings­contributie voor de periode januari/februari. De contributie wordt in 5 termijnen geïnd; te weten september tot en met juni van het seizoen.

• Tweemaal in het jaar een acceptgiro.

U krijgt aan het begin van het verenigingsjaar (september) en aan het begin van het kalenderjaar (januari) een acceptgiro toegezonden. De helft van de verenigings­contributie wordt geïnd aan het begin van het seizoen. Het restant inclusief bonds contributie wordt aan het begin van het kalenderjaar geïnd.
Per acceptgiro worden extra kosten in rekening gebracht welke in de Algemene Ledenvergadering worden vastgesteld.

B.9   Achterstand betalingen
Wanneer een lid zes weken achter is met betalingen zal de penningmeester het lid schriftelijk verzoeken (herinnering) alsnog de verschuldigde contributie binnen twee weken te betalen.
Indien het lid na twee weken nog niet heeft betaald, zal de penningmeester een aanmaning sturen waarin wordt verzocht alsnog de contributie binnen twee weken te voldoen. De te betalen contributie wordt in dit geval verhoogd met de aanmanings­kosten van € 5,00.

Betaald het lid nog niet binnen twee weken dan zal de incasso worden overgedragen aan een incassobureau en het lid zal worden geroyeerd.

B.10   Ereleden
Op voorstel van het bestuur kan de Algemene Ledenvergadering een lid wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging tot erelid benoemen.

Ereleden betalen geen contributie.

B.11 Slapend lidmaatschap
Slapend lidmaatschap

Indien een lid voor een langere periode geen gebruik kan maken van de faciliteiten binnen de vereniging (door blessure of overmacht) dan kan men bij het bestuur een slapend lidmaatschap schriftelijk aanvragen. Aanvraag op slapend lidmaatschap kan men alleen aanvragen als men langer dan twee maanden al geen gebruik heeft kunnen maken van de speelmogelijkheid. Met de aanvraag tot slapend lidmaatschap heeft het lid de intentie op vervolgens weer te gaan spelen. Zegt het lid alsnog het lidmaatschap op na een periode van slapend lid, dan heeft het bestuur het recht om alsnog de contributie van deze periode te innen. 

Zodra het lid weer gebruik kan maken (of maakt) van de speelmogelijkheden van de vereniging, dient het lid dit aan te geven aan de ledenadministratie of aan het bestuur. 

Het slapend lidmaatschap houdt in dat men alleen nog de bondscontributie betaalt in een verenigingsjaar. Men kan dan geen gebruik maken van één van de speelavonden of competitie spelen.  

Het bestuur besluit in alle gevallen of een slapend lidmaatschap wordt aanvaard.  

Slapende leden betalen eenmalig € 5,00 administratiekosten.

B.12 Overige regels

• Adreswijzigingen dienen schriftelijk (per brief of per e-mail) aan de ledenadministratie te worden gemeld.

• Eventuele correspondentie met de leden wordt naar het bij het secretariaat bekende (e-mail) adres gezonden. Deze stukken zijn bindend voor alle leden.
  
  

• Tijdens de vaste speelavond en -middag alsmede de overige al dan niet door de vereniging georganiseerde speelgelegenheden worden de leden geacht zich te houden aan de "normale gedragsregels".

C. Het bestuur

C.1   Taakstelling en regels van het bestuur
Het bestuur bestaat uit tenminste drie personen en kent altijd een dagelijks bestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris). Er is geen maximum verbonden aan het aantal algemene bestuursleden.

Bestuursbesluiten worden door het bestuur genomen. Indien de voortgang een snelle besluitvorming vereist en het bestuur kan niet tijdig bijeenkomen, is het dagelijks  bestuur bevoegd namens het bestuur te besluiten.

De algemene bestuursleden zijn belast met een aangewezen deel van de bestuurstaak.

Een bestuurslid wordt gekozen voor een periode van drie jaar. Indien een bestuurslid eerder aftreedt dan zijn of haar termijn van drie jaar zal het rooster onveranderd van toepassing zijn voor zijn of haar opvolg(st)er.

Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.

Voor het bestuur geldt het volgende rooster van aftreden;
het eerste jaar de voorzitter
het tweede jaar de penningmeester
het derde jaar de secretaris
het vierder jaar zoals het eerste jaar, enzovoort.

Volgens het rooster treedt de voorzitter af in 2003,2006, etc.

Een bestuurslid kan terstond herkozen worden voor nog een periode van drie jaar.

De bestuursfunctie eindigt in elk geval, zodra het lidmaatschap van de vereniging wordt beëindigd.

Indien een bestuurslid naar het oordeel van een meerderheid van het bestuur zijn/haar functie verwaarloost of handelingen (heeft) verricht die schadelijk zijn voor de belangen of het aanzien van de vereniging, kan hij/zij door het bestuur voor de bestuursfunctie worden geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden bevestigd wordt door een besluit in de algemene ledenvergadering eindigt na die termijn.

Afgetreden, geschorste of uit de functie ontzette bestuursleden zijn verplicht om alle bescheiden en eigendommen van de vereniging, welke zij onder hun berusting hebben, binnen drie weken in behoorlijke staat aan hun opvolger of aan het bestuur over te dragen.

C.2   Taakstelling van de voorzitter
De voorzitter heeft onder meer tot taak:
- algemeen coördinerend op te treden binnen de vereniging;
- woordvoerder van de vereniging, tenzij het bestuur deze taak aan een ander bestuurslid overdraagt;
- leidt de bestuurs- en algemene leden­vergadering. Bij ontstentenis of verhindering wordt de voorzitter vervangen door de vice-voorzitter, de secretaris/esse of de penning­meester (in die volgorde);
- contacten te onderhouden met de NBB;

C.3   Taakstelling van de secretaris
De secretaris heeft onder meer tot taak:
- toezicht houden op alle administratieve en publicitaire zaken;
- nodigt de deelnemers uit van de bestuurs- en algemene ledenvergadering(en) uit en notuleert deze vergaderingen;
- De secretaris voert alle correspondentie van de vereniging en houdt kopie van alle stukken die namens de vereniging of een van haar commissies uitgaan;
- het uitbrengen van een jaarverslag;
- verantwoordelijk voor de ledenadministratie. Echter, het beheer van de ledenadministratie kan worden uitgevoerd door een lid van de vereniging.

C.4   Taakstelling van de penningmeester
De penningmeester heeft onder meer tot taak:
- voert de financiële administratie en beheert de gelden van de vereniging;
- int de contributies, donaties en andere vorderingen;
- legt de boeken en bescheiden voor aan de door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie en verstrekt deze alle gevraagde gegevens;
- het opstellen van de begroting en het financieel jaarverslag.

C.5   Taakstelling algemene bestuursleden
De algemene bestuursleden hebben onder meer tot taak:
- het bijwonen van de vergadering en mede opstellen verenigingsbeleid;
- het ondersteunen van overige activiteiten van het bestuur.

C.6   Mededelingen en publicatie van besluiten
Indien het bestuur overeenkomstig haar taakstelling een besluit heeft genomen en dat men kenbaar wil maken aan de leden zal dit worden gepubliceerd in het eerstvolgend cluborgaan per e-mail.

Men kan zich niet beroepen op het feit dat hij of zij niet op de hoogte is geweest van een besluit. Het cluborgaan dient door alle leden te worden gelezen.

C.7   Vergoeding bestuursleden
Bestuursleden zijn vrijgesteld van het betalen van de vereningingscontributie. Dit ter dekking van hun onkosten.

Bestuursleden zijn niet gerechtig om onkosten te declareren beneden de € 25,00. Onkosten boven de €25,00, of incidentele hoge onkosten in één kwartaal kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester. In geval van twijfel beslist het bestuur.

D. De competitie

D.1   Meedoen aan de competitie
Ieder lid, zowel junior- als seniorleden, heeft binnen de vereniging de mogelijkheid om competitie te spelen. Deze competitie wordt georganiseerd door de Nederlandse Badminton Bond (NBB). Er kan zowel gespeeld worden in de door-de-weekse competitie alsmede in de zaterdag/zondag competitie. Daarnaast bestaat voor recreatiespelers de mogelijkheid om mee te doen aan een verkorte recreantencompetitie (zie artikel D.8).

D.2   Aanmelden voor de competitie
Men kan zich in de maanden februari en maart opgeven voor de competitie in het nieuwe seizoen. Dit kan door middel van het invullen van een door de wedstrijd­secretaris beschikbaar gesteld inschrijfformulier. Deze is op alle speeltijden verkrijgbaar en wordt tevens in het cluborgaan gepubliceerd. Leden die al competitie spelen dienen zich ook in die periode met hetzelfde formulier weer aan te melden voor het nieuwe seizoen.

D.3   Contributiekosten competitie
Leden die competitie spelen in het seizoen worden door de beheerder van de ledenadministratie als competitiespeler in de leden­administratie opgenomen. De Algemene Leden Vergadering beslist of competitiespelers een hoger bedrag aan contributie betalen. De NBB bepaalt de bonds contributie voor competitiespelers. Deze wordt dan ook doorberekend aan de leden welke competitie spelen (zie artikel B.6 en B.7).

D.4   Indelen van de competitieteams
Het indelen van de competitieteams gebeurt door de wedstrijdsecretaris in samenwerking met de competitiespelers. Het aanpassen van bestaande competitieteams gebeurt in onderling overleg met de teams zelf. Indien hier geen uitkomst in kan worden gevonden, beslist de wedstrijdsecretaris.

Elk team heeft één teamleider welke door de teamleden zelf onderling wordt bepaald.

D.5   Beschikbaarheid tijdens de competitie
Indien men zich heeft aangemeld voor de competitie dan dient men zich ook beschikbaar stellen voor de wedstrijden. Indien een team uit meer leden bestaat dan tijdens een reguliere competitieronde kan worden opgesteld dan zal het team in onderling overleg afspreken hoe en wanneer men speelt. Indien men niet kan meespelen dan dient men zich één week (in normale omstandigheden) voor de speelronde af te melden bij de teamleider en wedstrijdsecretaris. De teamleider kan dan in dat geval voor een invaller verzorgen.

D.6   Boeteregeling
Opgelegde boetes zullen, indien de schuld aan het gewraakte lid ligt, op dit lid worden verhaald. Dit geldt ook voor een trainer, begeleider en de vereniging zelf. In geval van overmacht zal de vereniging de boete bekostigen. Hierover beslist te allen tijde het bestuur in samenspraak met de wedstrijdsecretaris.

D.7   Jeugdcompetitie
De jeugdcompetitie wordt georganiseerd vanuit de wedstrijdsecretaris in samenwerking met de jeugd­commissie. Jeugdleden die willen meedoen aan de competitie dienen het inschrijfformulier (zie artikel D.2) in te vullen en de ouders of verzorgende dienen toestemming te geven voor deelname aan de competitie. Het indelen van de jeugdteams geschiedt door de trainer in samenwerking met de wedstrijdsecretaris.

D.8   Recreantencompetitie
De recreantencompetitie (ook wel nacompetitie genoemd) wordt in de maanden maart en april georganiseerd voor mensen die niet meedoen aan de reguliere competitie. Men kan zich voor deze competitie opgeven in de maanden november en december bij wedstrijdsecretaris.

E. De commissies

E.1   Kascommissie
De Kascommissie bestaat uit tenminste twee roulerende meerderjarige stemge­rechtigde leden, welke gekozen worden voor twee jaar. Bestuursleden mogen geen lid zijn van de kascommissie.

De kascommissie heeft tot taak het nazien van alle financiële hande­lingen binnen de vereniging.

Zij is bevoegd op gezette en ongezette tijden de kas te controleren. Van haar bevindingen brengt zij verslag uit aan het bestuur. Zij is verplicht eenmaal per jaar en wel ongeveer twee weken voor de algemene ledenvergadering, de kas te controleren. Op deze vergade­ring brengt zij verslag uit van haar werkzaamheden en bevindingen en geeft advies het bestuur voor haar financiële handelingen te dechargeren.

E.2   Wedstrijdsecretaris
De wedstrijdsecretaris heeft als taak:

• het versturen van competitiegegevens naar de NBB;
• het contact houden met de wedstrijdwezen in de regio);
• zorgen voor invallers bij wedstrijdteams en indien noodzakelijk het eventueel afmelden of verplaatsen van wedstrijden;
• het actief werven van nieuwe spelers voor de competitie gedurende de speeltijden van de vereniging;
• voorkomen en eventueel oplossen van conflicten binnen de wedstrijdteams.

E.3   Andere commissies
Het bestuur en de algemene ledenvergadering zijn gemachtigd andere dan hier genoemde commissies te benoemen, als het in het belang van de vereniging is. Bij benoeming wordt tevens een voorzit­ter aangewezen. Aldus ingestelde commissies worden geacht te zijn ontbonden, zodra hun taak is volbracht en anders van algemene ledenvergadering tot algemene ledenvergadering.

E.4   Onkostenvergoeding commissieleden
De wedstrijdsecretaris, de beheerder van de ledenadministratie en de commissieleden kunnen de onkosten die zij maken voor hun werkzaamheden ten behoeve van de vereniging declareren bij de penningmeester. In geval van twijfel beslist het bestuur.